4 juil. 2016

Classer les informations

Rien ne sert de courir, il faut bien s’organiser.

La gestion des informations pour un chef d’établissement est une activité qui peut vite être chronophage et énergivore. Il s’agit à la fois d’être efficace dans la gestion lors de la réception de documents mais aussi au moment de retrouver un document.

Concernant le matériel, chacun doit se sentir libre. Cela dépend des locaux, des moyens alloués, de sa propre personnalité.

Je vous propose ici une manière de gérer les informations papiers et numériques que vous recevrez quotidiennement.

Bien évidemment les documents sensibles papier seront conservés sous clés tout comme les documents numériques (on peut chiffrer un dossier, un disque dur,…) mais ce n’est pas l’objet de ce post.

Pour être vraiment efficace, il faut une excellente hygiène de vie administrative (2 règles oui seulement deux) :
- Je prends un temps chaque jour pour trier.
- Un document sorti est rangé une fois utilisé.

Pour être le plus efficace, le classement papier doit être identique au classement numérique. C’est-à-dire que mes dossiers sont les mêmes sur mon ordinateur que dans mes armoires.

Commençons par le papier…

Le courrier est immédiatement daté. Je place mon courrier dans une bannette (nommée « arrivée »). Ensuite, après une lecture en diagonale, j’aposte un code spécifique au crayon de papier qui m’aidera après pour classer le document au bon endroit. Mais s’opère alors un premier tri :
- Poubelle (elle est vite remplie)
- A classer (il n’y a rien à faire à part classer un papier)
- A traiter.

Ensuite j’ai aussi un trieur à sept compartiments : Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi, Modèles. Et je classe les documents en fonction de leur urgence, de leur importance et selon mon agenda.

Une fois le document traité, il part dans l’une des bannettes suivantes «A classer», «Pour attribution», «A photocopier» ou «A poster».

Pour la gestion des courriels, c’est à peu près le même principe. Mais ce qui est intéressant, c’est qu’on peut automatiser certaines taches grâce aux dossiers, aux filtres… Il ne faut pas hésiter à utiliser la corbeille !

Pour le plan de classement, on en trouve de très simples et de très détaillés. Encore une fois, il faut l’adapter à sa personnalité. Un plan de classement est bon après trois ans d’existence – si l’on prend le temps de le remanier chaque année.

En voici un (Pour rappel, je travaille dans l'Enseignement Catholique) :

A. Pastorale
A.1. Diocèse
A.2. Paroisse
A.3. Institution (projet pastoral)
A.4. Ecole
   A.4.1. Culture religieuse 
   A.4.2. Catéchèse
   A.4.3. Communication
   A.5. Célébrations, Messes
   A.6. Sacrements
   A.7. Textes, Prières (naissance, mort…)

B. Administration
B.1- Personnels
  B.1.1. Enseignants
  B.1.2. ASH
  B.1.3. Personnels OGEC
  B.1.4. Suppléants
  B.1.5. Stagiaires
  B.1.6. Registre des personnels
  B.1.7. Grèves
  B.1.8. Mouvement du personnel
  B.1.9. Planning, agenda,…
  B.1.10. Suivi des personnels (conflits,…)
B.2- Elèves
   B.2.1. Effectifs
   B.2.2. Procédure d’inscription
   B.2.3. Listing
   B.2.4. Sorties
   B.2.5. Certificats de scolarité
   B.2.6. Certificats de radiation
B.3- Inspection
   B.3.1. IA
   B.3.2. IEN
   B.3.3. PMI 

C. Direction
C.1- SGEC
   C.1.1. Statut
   C.1.2. Orientations
C.2- DDEC
   C.2.1. Orientations
  C.2.2. Réunions CE
  C.2.3. Personnes ressources
  C.2.4. Lettres infos
  C.2.5. COMET
C.3- OGEC
  C.3.1. Contrat d’association
  C.3.2. Compte-rendu de réunion
  C.3.3. Conventions collectives
  C.3.4. Activités périscolaires
C.4- Ecole
  C.4.1. Déclaration d’ouverture, contrat d’association…
  C.4.2. Délégations
  C.4.3. Conseils d’école
  C.4.4. Parents correspondants
  C.4.5. Familles (livret d’accueil, réunion de rentrée, cahier de liaison, autorisation…)
  C.4.6. Communication (livret de présentation, PO, affichage,…)
  C.4.7. Plan de formation
C.5. Education Nationale
  C.5.1. Politique gouvernementale
  C.5.2. Socle
  C.5.3. Programmes
C.6- Mairie
  C.6.1. Communication
  C.6.2. Données école
  C.6.3. Projets
C.7- APEL
  C.7.1. UDAPEL
  C.7.2. APEL

D. Animation pédagogique
D.1. Planning, organisation
  D.1.1. planning des classes
  D.1.2. planning des salles
  D.1.3. organisation du matériel
D.2. Rentrée
D.3. Concertations
D.4. Journées pédagogiques
D.5. Harmonisation
  D.5.1. Programmes cycle 1
  D.5.1. Programmes cycle 2
  D.5.3. Programmes cycle 3
  D.6. Projets d’école
  D.6.1. Indicateurs
  D.6.2. Documents de synthèse
  D.6.3. Fiches actions
D.7. Suivi des élèves
  D.7.1. Conseils de cycle
  D.7.2. Equipes éducatives
  D.7.3. Suivi scolaire (assiduité, comportement)
  D.7.4. Suivis sociaux
  D.7.5. MDPH-PPS
  D.7.6. PPRE
  D.7.7. APC
  D.7.8. Stage RAN
  D.7.9. Evaluations diagnostiques
  D.7.10. Orientations
  D.7.11. PAI

E. Animation institutionnelle
E.1. UGSEL
E.2. TUIC
E.3. Maîtrise de la cathédrale
E.4. ASH
E.5. Education à la relation
E.6. Education à la sécurité routière…
E.7. COMET

F. Gestion
F.1. Accidents
F.2. Assurance
F.3. Immobilier et mobilier
  F.3.1. Plans
  F.3.2. Inventaire
  F.3.3. Garantie
  F.3.4. Dégradation
  F.3.5. Travaux, rénovation
  F.3.6. Alarme
  F.3.7. Entretien
F.4. Comptabilité
  F.4.1. Plan quinquennal
  F.4.2. Plan annuel (budgets…)
  F.4.3. Suivi des comptes
  F.4.4. Suivi des commandes
  F.4.5. Photocopieurs, impressions,…
  F.4.6. Tarifs école,…
  F.4.7. Litiges
  F.4.8. Restauration
  F.4.9. Fournitures

G. Sécurité
G.1. Registres de sécurité
G.2. PPMS, plan d’évacuation,…
G.3. Santé
   G.3.1. pharmacie
  G.3.2. information familles (poux,…)

H. Références didactiques et pédagogiques
Voici la liste en .doc

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